Faktor Mensch
Je mehr Daten manuell erfasst werden müssen, umso mehr Fehler passieren. Durch die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Rezepten, Lieferscheinen, Genehmigungen von Kostenvoranschlägen etc. kann moderne Branchensoftware eine echte Alternative zu zeitaufwendigen und oft ineffizienten Prozessen bieten. Konsequent papierlose Prozesse wie etwa digitale Maßblätter, Beratungsbögen oder Apps für den Außendienst reduzieren nicht nur die Fehlerquote, sondern vereinfachen auch die Zusammenarbeit von Innen- und Außendienst. Features wie eine systemgesteuerte automatisierte Abfrage des Zuzahlungsstatus oder die selbststeuernde Anfrage von Folgeverordnungen und deren komplette Abarbeitung vermeiden kostspielige Fehler durch inkorrekte Daten.
Besonders zeitsparend ist eine nahtlose Integration der Branchensoftware in Office-Anwendungen wie Outlook und Teams wie sie die Microsoft-Plattform bietet. Sie ermöglicht den direkten Zugriff auf Stamm- und Bewegungsdaten sowie die direkte Anlage eines Auftrages, ohne dass dafür umständlich die Anwendung gewechselt werden muss. Dort, wo Daten noch manuell erfasst werden müssen, leiten Assistenten wie der Rezept- und Vorgangsmanager von Kumavision die Anwender Schritt für Schritt durch das System. Vorlagen mit vordefinierten Feldern, Pflichtfeld- und Plausibilitätsprüfungen stellen sicher, dass die Datenqualität jederzeit stimmt. Ein vollständig digitalisierter Arbeitsplatz trägt damit erheblich zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei. Und wenn die Mitarbeitenden gerne mit einer Branchensoftware arbeiten, steigt die Datenqualität.
Klare Zuständigkeiten
Stammdatenpflege ist kein einmaliger, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Umso wichtiger ist es, dass Zuständigkeiten im Unternehmen klar geregelt und auch in der Branchensoftware abgebildet sind. Standardisierte Prozesse für die Anlage und Aktualisierung von Stammdaten sowie rollenbasierte Zugriffsrechte (wer darf welche Daten anlegen/bearbeiten/löschen?) sollte eine moderne Branchensoftware ebenso unterstützen wie eine systemgesteuerte Änderungshistorie und ein integriertes 4-Augen-Prinzip. Die z. B. bei Kumavision möglichen Freigabeworkflows über Microsoft Teams vereinfachen es, Daten zur Prüfung durch verschiedene Abteilungen zu leiten, bevor sie im unternehmensweit verwendet werden dürfen.
