Zur Gewährleistung von Interoperabilität im elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) zwischen Lieferanten und Kunden müssen beide Seiten international gültige Standards verwenden. Darauf weist der Bundesverband Medizintechnologie (BVMed) in seinem aktualisierten Branchenpapier „Elektronischer Datenaustausch zwischen Lieferanten und Kunden“ hin. Für die Umsetzung eines elektronischen Datenaustauschs in der Materialwirtschaft (MaWi) empfiehlt der BVMed die GS1-Standards, die global gültig sind.
Zu den Vorteilen eines elektronischen Datenaustausches basierend auf internationalen Standards gehören nach Ansicht des BVMed neben einer schnelleren Verarbeitung und besseren Transparenz sowie Prozessoptimierungen auch Fehlerreduktionen und damit mehr Patientensicherheit.
Um die MaWi-Prozesse von der Bestellung und der Auftragsbestätigung über den Lieferschein bis hin zur Rechnung durch elektronischen Datenaustausch zu optimieren, „müssen im elektronischen Austausch von Geschäftsdaten Format- und Kommunikationsstandards (Syntax und Semantik) sowie inhaltliche Standards getrennt betrachtet, vereinbart und zwingend in Einklang gebracht werden“, heißt es in dem BVMed-Papier. Für den Datenaustausch haben sich neben den B2B-Anbindungen zudem Dienstleister wie Plattformen oder Provider etabliert, die ihre Dienste neutral im Rahmen von Mapping-, Roaming- oder Routing-Modellen anbieten.
Die GS1-Fachgruppe „Standards im Gesundheitswesen“ hat in Deutschland eine umfangreiche Dokumentation erstellt, die die inhaltlichen Standards unter anderem für den Auftragsdurchlauf (Order Cycle) beschreiben. Dazu gehören die Standards für Bestellung (ORDERS), Auftragsbestätigung (ORDRSP), Lieferschein (DESADV) und Rechnung (INVOIC). Wenn andere Formate wie eRechnungen über ZUGFeRD oder XRechnung eingesetzt werden, sollten dennoch die in der Dokumentation vereinbarten Inhalte übertragen werden.
Neue Möglichkeiten bieten KI-basierte Methoden, wenn ein Partner noch nicht in der Lage ist, elektronische Informationen für einen Auftragsdurchlauf standardkonform bereitzustellen. KI kann hier helfen, um aus Dokumenten wie einem PDF vorhandene Informationen zu extrahieren und für die EDI-Schnittstelle aufzubereiten. „Da der zusätzliche Extraktionsschritt eine neue Fehlerquelle darstellen kann, sollte ein solches Vorgehen nur temporär als Workaround geplant werden. Die vollen Vorteile des elektronischen Datenaustauschs lassen sich nur durch die standardkonforme Kommunikation beider Partner sicherstellen“, so das BVMed-EDI-Papier.
Alle BVMed-Branchenpapiere zu eStandards und Logistik-Prozessen können unter www.bvmed.de/branchenpapiere-estandards heruntergeladen werden.
