Warum ORFO die 4-Tage-Woche einführt

GP: Was hat Sie dazu bewogen ein neues Arbeitszeitmodell einzuführen?

Louisa Herde: Wir glauben fest daran, dass zufriedene und ausgeglichene Mitarbeitende die Grundlage für den Erfolg jedes Unternehmens bilden. In einer Zeit, in der sich der Arbeitsmarkt nicht erst seit gestern stark wandelt und die Bedürfnisse der Menschen vielfältiger werden, sehen wir es als unsere Verantwortung an, innovative Arbeitsmodelle zu entwickeln und entsprechend zu etablieren.

Die 4-Tage-Woche und die Arbeitszeitreduzierung sind Schritte, die es unseren Mitarbeitenden ermöglichen, Beruf und Privatleben besser in Einklang zu bringen und damit gleichzeitig ihre Effektivität und Freude an der Arbeit zu steigern. Wir wollen die Sinnhaftigkeit unserer gemeinsamen Arbeit in den Fokus rücken und jeden Mitarbeitenden dabei unterstützen, seine individuellen Lebensbedürfnisse in Balance zu bringen. Dies wird sich nach unserer Einschätzung direkt auf die Motivation, Kreativität, Produktivität und Loyalität unserer Mitarbeitenden auswirken, weil dabei flexible, lebensfreundliche und vielfältige Lebens- und Familienmodelle bestmöglich berücksichtigt werden.

Moritz Herde: Die Sanitätshausbranche erfordert engagierte und vor allem menschenorientierte Mitarbeitende. Hier werden Lösungen von Menschen für Menschen entwickelt. Indem wir uns selbst mehr Freiraum für Regeneration und persönliche Interessen geben, tragen wir zur langfristigen Zufriedenheit bei.

Louisa Herde: Eigentlich ist es selbstverständlich: Indem wir auf die Bedürfnisse unserer Mitarbeitenden eingehen, wird damit auch unser Unternehmen langfristig erfolgreich sein.

GP: Sind Sie von Ihren Mitarbeitenden auf die 4-Tage-Woche angesprochen worden oder kommt der Impuls von Ihnen?

Louisa Herde: Die 4-Tage-Woche war in der Vergangenheit schon öfter ein Wunsch im Team. Die Umstellung erfolgte dann nach einer umfassenden Befragung aller Mitarbeitenden zu ihren Bedürfnissen und Wünschen zu ihrem jeweils bevorzugten Arbeitsmodell. Anschließend haben wir die Wünsche mit unserer internen Planung sowie den betrieblichen Rahmenbedingungen wie Ladenöffnungszeiten und natürlichen Kapazitätsgrenzen abgeglichen und in Einklang gebracht. Der Zuspruch ist sehr positiv und enorm groß.

Moritz Herde: Die Firma ist natürlich an allen Tagen besetzt. Das neue Arbeitszeitmodell geht nicht mit weniger Kundenorientierung einher. Unser Außendienst arbeitet auch weiterhin flexibel. Wenn ein Termin nur am Abend oder an einem Samstag möglich ist, machen wir das natürlich wie bisher auch im Sinne der Kundenzufriedenheit möglich.

GP: Viele Betriebe klagen, dass Sie das Arbeitsaufkommen jetzt schon kaum bewältigen. Sie reduzieren die Arbeitszeit. Wie soll das in der Praxis funktionieren?

Moritz Herde: Das neue Arbeitszeitmodell bietet einen Anreiz, alle Abläufe und Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Daher etablieren alle Teams Maßnahmen, mit dem Ziel, die Effektivität bei gleichbleibender Qualität im Unternehmen zu steigern. Wir wollen nicht die Arbeit verdichten, also keine „Kaffeepausen“ mehr und nur noch Arbeit unter hohem Druck. Stattdessen möchten wir Methoden und Werkzeuge finden, um Arbeitsabläufe zu verbessern, die Arbeitslast besser zu verteilen und „Unnötiges“ in Zukunft sein zu lassen. Ich glaube, dass wir noch viel Luft im System haben.

GP: Wo zum Beispiel?

Moritz Herde: Wir wollen beispielsweise in allen Bereichen unnötige Kommunikation reduzieren. Das betrifft interne Nachfragen zwischen den Abteilungen, aber auch Rückfragen von außen, also von Ärzten oder Krankenkassen. Dafür brauchen wir von Anfang an saubere Daten. So investieren wir jetzt sogar mehr Zeit als zuvor in die Anamnese. Für die Datenerfassung haben wir eine eigene App entwickelt, in der wir alle Analyse- und Messergebnisse erfassen. Dieser Aufwand beschleunigt im Anschluss dafür deutlich den Beantragungs-, Produktions- und Genehmigungsprozess. Wir können den Krankenkassen mehr Informationen über die Versorgung als erforderlich mitschicken und damit Rückfragen auf ein Mindestmaß reduzieren.

GP: Welche Rolle spielt die additive Fertigung bei Ihrem Vorhaben?

Louisa Herde: Wenn wir Prozesse ganz oder teilweise automatisieren, sparen wir grundsätzlich Zeit ein. Wir beschäftigen hierfür Ingenieure, die aus den Anamnese-Daten Algorithmen ableiten, mit welchem wir replizierbare Modelle erstellen und die Abläufe ohne Qualitätsverlust weiter beschleunigen können.

GP: ORFO ist spezialisiert auf Kinderversorgungen. Können Sie die 4-Tage-Woche leichter einführen als ein klassisches Sanitätshaus?

Moritz Herde: Es stimmt, wir haben unsere Firma geteilt und betreiben kein klassisches Filialgeschäft mehr. Das wird unter der Firma Orthopädie Forum GmbH betrieben. Wir arbeiten zu fast 90 Prozent nach Terminvereinbarung an unserem Hauptstandort in Erlangen und ansonsten im Außendienst. Damit ist es einfacher, die flexiblen Arbeitszeiten für alle Beteiligten zu ermöglichen.

Man muss aber ehrlich sein: Viele Mitarbeitende im klassischen Sanitätsfachhandel arbeiten auch heute bereits in Teilzeit. Vollzeitkräfte sind vergleichsweise selten. Ich sehe jedoch Potential darin, dass die Anzahl an 4-Tage-Vollzeitkräften mit dem Angebot eines solchen Arbeitszeitmodells steigen könnte, da es für viele Menschen attraktiv ist, flexibel zu arbeiten. Von daher ist die Einführung der 4-Tage-Woche vor allem eine Frage der Organisation und Attraktivität des Arbeitgebers.

GP: Mit ihrem neuen Arbeitszeitmodell gehören Sie zu den Vorreitern in der Hilfsmittelbranche. Glauben Sie, dass andere Leistungserbringer nachziehen werden?

Louisa Herde: Wir leben von Fachkräften und stehen insbesondere im Bereich der Ausbildung oder Umschulung im Wettbewerb mit anderen Branchen. Nicht zuletzt erhoffen wir uns daher, mit der Maßnahme weitere Mitarbeitende für unser Unternehmen begeistern und gewinnen zu können. Als Spezialist für komplexe und individuelle Kinderversorgungen haben wir aus unserer Sicht bereits heute einen großen „USP“, weil wir extrem hohe Fachlichkeit mit eigens entwickelter Technologie und Handwerk verbinden, wie es in der Form und Konsequenz nur wenige andere Betriebe in unserer Branche tun. Mit einer zeitgemäßen Arbeitskultur als Fundament und einem menschen- und wertezentriertem Unternehmensbild kann man bei ORFO durchaus seinen ganz persönlichen Traumjob finden.

Moritz Herde: Wir sind davon überzeugt, dass unsere Maßnahmen Signalwirkung haben können. Wir würden uns freuen, wenn andere Unternehmen in unserer Branche inspiriert werden, ähnliche Schritte zu unternehmen, um das Wohlbefinden ihrer Teams zu fördern.

Man muss sich einfach trauen, neue Wege einzuschlagen. Wir testen den neuen Modus bis Ende des Jahres. Wenn wir alle gemeinsam mit anpacken und das Experiment gut geht, d.h. unsere Kundinnen und Kunden nach wie vor zufrieden sind, die Qualität sehr gut bleibt und unsere Zahlen stimmen, dann soll dieses neue Arbeitsmodell endgültig zum neuen Standard bei uns werden.

Die ersten Erfahrungen im August sprechen dafür, dass wir das Modell nächstes Jahr eins zu eins fortführen. Das überrascht mich aber nicht. Ich beschäftige mich seit Jahren bereits mit dem Thema. Und alle internationalen Untersuchungen bestätigen entgegen allen Zweiflern den positiven Effekt der 4-Tage-Woche auf den Unternehmenserfolg.

GP: Und wie halten Sie es persönlich mit der 4-Tage-Woche? Ich erreiche Sie im Urlaub…

Moritz Herde: Gute Frage. Im Urlaub sammle ich oft viele kreative Ideen, weil ich da Zeit habe die Seele baumeln zu lassen. Für mich ist das keine Arbeit, sondern mein Hobby. Aber ja, Sie haben recht, wir im Führungskreis müssen das auch üben und arbeiten daran, auch mehr Balance zu finden. Ich halte Sie gerne auf dem Laufenden, wie es sich entwickelt und welche Strategien wir für uns finden konnten.